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08 lug 2014

Social Media Contest: il cronoprogramma degli adempimenti

Ecco la lista completa degli adempimenti burocratici necessari per realizzare un concorso a premi sui social media, corredata da alcuni consigli pratici.

social contest adempimenti

Tutti vanno pazzi per i social contest (i concorsi a premi sui social media): sono veloci da realizzare, sfruttano un’audience altissima, le redemption sono incredibili ed alla fine del concorso la società promotrice avrà guadagnato tanti fan. Una vera manna!

Pochi Social Media Marketer conoscono tuttavia la mole di adempimenti che sono da osservare nel nostro paese, veramente tanti e a volte complicati. Molti si curano solo dell’aspetto tecnico, cioè della realizzazione concreta del contest, ritenendo, a torto, che tutto ciò che è in rete sia senza regole. Purtroppo non è così e le sanzioni per chi sbaglia sono pesantissime.

Di seguito ti presento “la lista della spesa”, cioè l’elenco completo delle cose da fare per realizzare un social contest in Italia rispettando le norme, ed alcuni consigli pratici.

1. Stesura del Regolamento di un Social Contest

Il rapporto tra società promotrice e consumatori partecipanti al social contest viene disciplinato dal Regolamento. L’art. 11 del D.P.R. 26/10/2001 n. 430 stabilisce i contenuti minimi del Regolamento:
• l’indicazione del soggetto o dei soggetti promotori
• la durata
• l’ambito territoriale
• le modalità di svolgimento del concorso a premi
• la natura ed il valore indicativo dei singoli premi messi in palio
• il termine della consegna dei premi
• l’indicazione della Onlus alla quale devolvere i premi non richiesti o non assegnati, diversi da quelli rifiutati.

Consiglio n. 1: in rete vi sono tanti regolamenti, anche sbagliati; leggili pure per elaborare la tua meccanica, ma non fare copia-incolla: se non conosci bene la materia rischi seriamente di copiare strafalcioni altrui. Questo consiglio è rivolto in particolare agli Avvocati: la vostra parcella non è giustifica dal numero di pagine del Regolamento!

2. La cauzione nei social media contest

La cauzione deve garantire il 100% del valore del montepremi, al netto dell’IVA. Può essere prestata tramite fidejussione bancaria, fidejussione assicurativa o deposito in contanti. Per approfondimenti e consigli sulla cauzione, leggi questo articolo.

3. Dichiarazione sostitutiva – perizia tecnica del software

L’agenzia o il tecnico che ha realizzato l’applicazione che gestisce il concorso a premi deve rilasciare perizia tecnica sotto forma di dichiarazione sostitutiva di atto notorio nella quale attesta e dichiara il funzionamento del software, le politiche di sicurezza adottate e l’ubicazione del server sul quale vengono raccolti i dati. Il server deve essere ubicato in territorio italiano. Ecco perché non potrai usare tool gratuiti online o l’ambiente nativo del social media: a→ nessuno ti produrrà questa perizia tecnica, b normalmente il server non si trova in Italia.

4. Comunicazione al Ministero dello Sviluppo Economico

Almeno 15 giorni prima della data di inizio del concorso a premi è necessario inviare la Comunicazione al Mistero dello Sviluppo Economico. Tale comunicazione può essere inoltrata esclusivamente tramite il sistema telematico servizio telematico prem@online dal portale www.Impresa.gov.it, compilando sul portale stesso il Modulo Prema Co/1 ed allegando tutti i documenti firmati con dispositivo di firma digitale (il Regolamento, la Cauzione e la perizia tecnica).

portale impresa gov

Consiglio n. 2: Non è obbligatorio inviare la perizia tecnica al MiSE prima dell’inizio del concorso a premi, ma la possono richiedere in ogni momento: inviala subito e togliti il pensiero.

Consiglio n. 3: non aspettare l’ultimo momento, soprattutto se è di venerdì pomeriggio: potresti trovare il portale impresa.gov.it intasato e non riuscire a concludere l’invio.

5. Assegnazione dei premi: prenotazione della Camera di Commercio

Secondo la legge, ogni fase dell’assegnazione dei premi è effettuata alla presenza di un notaio o del responsabile della tutela del consumatore e della fede pubblica presso la Camera di Commercio competente per territorio, che redige un verbale. Non puoi assegnare i premi senza l’intervento di un pubblico ufficiale. Il notaio costa più di 1.300 euro, mentre le Camere di Commercio costano in media tra i 330 ed i 400 euro ad intervento.

Consiglio n. 4: ogni Camera di Commercio è indipendente dalle altre ed ha un proprio Regolamento che disciplina le modalità di prestazione di questo servizio, i tempi per la prenotazione e le tariffe. Informati sul sito web della camera di commercio per essere certo di rispettare i tempi e poter usufruire del servizio.

6. Notifica delle vincite

Una volta assegnati i premi è necessario notificare la vincita ai vincitoriConsiglio n. 5: dal momento che la prova di avere adempiuto è a carico della società promotrice (o del suo delegato), ti consigliamo di adottare strumenti tracciabili e non il telefono: la raccomandata, il telegramma, il fax e l’email.

Consiglio n. 6: da ciascun vincitore dovrai acquisire la liberatoria di accettazione del premio accompagnata da un documento di identità: non è obbligatorio ma sarà il documento di prova che potrai esibire per testimoniare di avere contattato tutti i vincitori.

7. Consegna dei premi del social contest

Dopo avere ricevuto le liberatorie di accettazione, provvedi a consegnare i premi ai legittimi vincitori, rispettando i tempi e le modalità indicate nel Regolamento. Raccogli e conserva la documentazione inerente la spedizione o la consegna (es. ricevute), le dovrai esibire al notaio o funzionario camerale in sede di verbale di chiusura.

8. Devoluzione dei premi alla Onlus

I premi non richiesti o non assegnati vanno devoluti alla Onlus indicata nel regolamento e nel Modulo Prema CO/1. L’adempimento della devoluzione si intenderà assolto in presenza di un’offerta formale da parte del soggetto promotore ed una altrettanto formale accettazione da parte della organizzazione beneficiaria dei premi. Quindi, prepara la lettera di devoluzione, fatti dare l’accettazione, consegna i premi e fatti rilasciare la ricevuta-liberatoria.

9. Pagamento delle imposte nei social contest

In ogni concorso a premi c’è sempre lo stesso vincitore, è il Fisco!Modello F24 pagamento unificato
Su ogni concorso a premi diretto ai consumatori è dovuto il versamento di una Ritenuta alla fonte a titolo d’imposta del 25%, con facoltà di rivalsa. Inoltre che in caso di:
a) premi costituiti da beni imponibili IVA: l’IVA sull’acquisto dei beni e servizi dati in premio è indetraibile.
b) Premi costituiti da beni non imponibili IVA (per esempio buoni spesa): bisogna corrispondere un’imposta sostitutiva del 20% del prezzo di acquisto.

Per maggiori informazioni sulle imposte, modalità e tempi di pagamento leggi questo articolo.

10. Verbale di chiusura del social contest

Siamo quasi alla fine. Prendi tutti i documenti (notifica delle vincite, accettazioni, documenti di consegna, devoluzione alla Onlus e ricevuta della stessa) e trasmettili al notaio o funzionario camerale per la stesura del verbale di chiusura (ricordati di rispettare tempi e modi indicati dal Regolamento della tua Camera di Commercio).

Verbale chiusura concorso premi

11. Comunicazione di chiusura al Ministero dello Sviluppo Economico

Torna sul portale impresa.gov.it, compila il Modulo Prema CO/2 ed allega il verbale di chiusura firmato con dispositivo di firma digitale. A questo punto aspettate pazientemente 180 gg, decorsi i quali la fidejussione sarà automaticamente svincolata; se al posto della fidejussione avrai prestato una cauzione mediante deposito in contanti, Consiglio n. 7: telefona al funzionario incaricato della pratica per richiedere il decreto di svincolo (per ulteriori approfondimenti in materia vedi questo post )

regolamento concorso premi

Conclusione: le regole da rispettare nei social contest

Ricordo le “regole tecniche”, ormai note a tutti, da rispettare nei social contest:

1. bisogna creare un applicazione che raccolga i dati di partecipazione su un server ubicato in italia (secondo il Mise è necessario che il Social Media funga solo da “vetrina”).

2. Se il social media è l’unico canale di partecipazione, la partecipazione stessa deve essere riservata agli utenti iscritti al social media prima della data di inizio del concorso.

3. La partecipazione al social contest deve svolgersi solo dal territorio italiano: predisponi gli opportuni “filtri” per escludere partecipazioni (e/o votazioni) provenienti dall’estero.

Il migliore consiglio che mi sento di darti è il Consiglio n.8: non fare il tuttologo ma concentrati sulla meccanica del contest e sulla strategia di engagement e affida ad un’agenzia specializzata le “pratiche burocratiche” e la consulenza fiscale del concorso.

Buon lavoro ;-)

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3 commenti

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