Il piano di comunicazione nella Pubblica Amministrazione

1. Cos’è il Piano di Comunicazione nella PA?

Il Piano di Comunicazione è un documento che un Ente Pubblico, ad esempio un Comune, deve annualmente approntare per organizzare in modo programmatico la propria attività di comunicazione lungo il corso dell’anno.

Solitamente viene elaborato senza il coinvolgimento dei cittadini, viene preparato da chi ne è incaricato, l’ideale sarebbe l’Ufficio alla Comunicazione, dopo che le decisioni strategiche sono già state prese dagli amministratori, quindi in accordo con loro. Non è un optional, è espressamente previsto dalla Legge 150 del 2000 che prevede, per l’appunto, che entro il 30 Novembre di ogni anno venga predisposto questo piano che contenga le iniziative di comunicazione da effettuare entro l’anno successivo.

A cosa dovrebbe servire questo piano? Serve per far sapere al cittadino quali sono gli obiettivi che il Comune si prefigge di raggiungere, in che modo lo intende fare e quali risorse umane, strumentali ed economiche vuole utilizzare per raggiungerli.

Non solo; non serve solo all’Ente per veicolare i messaggi che vuole far pervenire ai cittadini e a tutti coloro che vuole raggiungere e coinvolgere nella propria attività, ma serve anche a se stesso; è infatti l’occasione per costruire una mappa ragionata e interrelata di ciò che si deve fare, chi lo deve fare, con quali risorse.

È anche indispensabile per potere poi valutare ciò che è stato fatto, perché per poter programmare l’attività dell’anno successivo è necessario valutare ciò che durante l’anno viene realizzato, gli obiettivi che sono stati raggiunti. Infatti “… senza avere vagliato attentamente e soprattutto autocriticamente successi ed insuccessi, risultati e carenze delle nostre iniziative di comunicazione non possiamo programmare seriamente le nostre attività future.”[1]. È quindi, un documento organizzativo di grande importanza.

2. La comunicazione interna nella Pubblica Amministrazione

Per migliorare il coordinamento interno vi sono solo tre parole: Piano di Comunicazione. Il Piano di Comunicazione è, infatti, lo strumento strategico che permette il coordinamento di tutte le attività di comunicazione, siano esse rivolte all’esterno, o rivolte all’interno dell’Ente, perché senza una buona comunicazione interna, non vi potrà mai essere una buona comunicazione esterna.

È importante che tutti i pubblici interni possano accedere alle informazioni dell’Ente tramite, ad esempio, una rete Intranet. Intranet infatti “ha la finalità di creare un ambiente condiviso da tutti i pubblici interni per il trasferimento di informazioni, documenti, conoscenze, per svolgere in contemporanea tra più soggetti l’attività lavorativa anche da remoto, per discutere pubblicamente temi di interesse comune.

La intranet rappresenta una piattaforma formidabile per la comunicazione organizzativa, in virtù della propria capillarità, rapidità e convenienza economica rispetto agli altri mezzi classici, oltre che per il significativo impulso che dà alla iniziative individuali e alla compartecipazione nel lavoro.”[2]

Naturalmente non è necessario che sappiano tutto, ma è bene che abbiano a disposizione gli strumenti informativi necessari per venirne a conoscenza. Una comunicazione interna, un coordinamento interno sono, quindi, fondamentali per un corretto funzionamento e per un miglioramento delle attività dell’Ente e di conseguenza dei servizi veicolati al cittadino. Tutto questo, a sua volta, si rifletterà sul miglioramento dell’immagine e della reputazione dell’Ente stesso.

3. Il Bilancio Sociale come attività di comunicazione per i cittadini

Il Bilancio Sociale non fa certo parte del Piano di Comunicazione, ma è pur sempre una preziosa attività di comunicazione del Comune verso i cittadini.
[youtube width=”650″ height=”488″ video_id=”QkHVTbntg4g”]

Il Bilancio Sociale, a riguardo del quale il Dipartimento della Funzione Pubblica ha pubblicato una direttiva nel 2006, è lo strumento più adatto per rispondere alle domande ed alla necessità di informazione e trasparenza del proprio pubblico di riferimento, perché il suo fine è proprio rendere conto in modo trasparente della complessa interdipendenza tra i fattori economici e quelli socio-politici connaturati e conseguenti alle scelte fatte.

La sua stesura è un ottimo momento per dimostrare il proprio legame con il territorio e per fare percepire come l’attività dell’Ente sia orientata e contribuisca a migliorare la qualità della vita dei cittadini. La sua utilità per l’Amministrazione è duplice: da una parte è un ottimo mezzo tanto di comunicazione esterna che interna, dall’altra un efficace strumento per elaborare una strategia sociale.

P.S. → Leggi la seconda parte dell’articolo sulla Comunicazione negli Enti Pubblici

[notice][1] Fornari Giancarlo, “La nuova comunicazione politica”, Il Sole 24 Ore, Milano , 2004, p.295 [2] Facchetti Beppe e Marozzi L., “Relazioni Pubbliche”, Il Sole 24 ore, Milano, 2009, pag. 78.[/notice]